La mise en place d’une gestion électronique de document nécessite, au préalable, une analyse fine de vos attentes, de vos besoins (en matière d’archivage et de gestion des documents "vivants") et des circuits documentaires spécifiques à chaque service.
Un audit permet d’établir une méthode de travail et de cibler très précisemment, avec vous, les objectifs. En effet, la tentation est souvent trop grande de vouloir résoudre directement l’ensemble des problèmes par l’acquisition d’un outil informatique !
Notre métier, c’est de vous aider à identifier :
- les services et les personnes concernées
- les types de documents (papier ou électronique)
- les circuits de validation documentaire
- les modes de classements
- les processus de traitement des affaires
- les disfonctionnements éventuels
- les durées légales de conversation des documents
- les nouveaux besoins et les performances attendues
- les interactions avec l’environnement informatique existant
Cet audit documentaire aboutit à l’élaboration d’un cahier des charges et vous garantit une organisation rationnelle et sur mesure de la solution qui sera mise en oeuvre.